Vue d'ensemble

La mise en place de votre expo STIM régionale dans le portail de SJC est une première étape cruciale dans la gestion de votre expo. Cet article vous guide dans la création d'un nouvel événement à partir de zéro ou dans la duplication d'un événement de l'année précédente afin de gagner du temps et de maintenir la cohérence.

Contrairement au portail 1.0, seules les régions qui utilisent le portail de SJC pour organiser leur expo-STIM régionale sont tenues de créer un événement.

Avant de commencer

Avant de créer votre expo-STIM régionale, assurez-vous que :

1. Votre région a terminé le processus d'affiliation annuel avec Sciences jeunesse Canada.
   
2. Vous avez ouvert une session dans le portail de SJC à titre de coordonnateur régional.
   
3. Vous avez indiqué que vous utiliserez le portail de SJC pour gérer votre expo (voir ci-dessous).
   

Accéder aux paramètres de l'expo régionale

1. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur l'année en cours (p. ex., 2025 Affiliation).
   
2. Sélectionnez l'expo régionale.
   
3. Cliquez sur l'onglet Portail/ProjectBoard
   
4. Cochez la case à côté de « Votre expo régionale utilise-t-elle le portail de SJC cette année ? »
   
5. Cliquez sur Soumettre
   

Une nouvelle section apparaîtra avec le message suivant : « Pour commencer à gérer votre expo régionale sur le portail SJC, veuillez créer un événement. »

Option 1 : Dupliquer un événement de l'année précédente (recommandé)

Si votre région a utilisé le portail du SJC au cours des années précédentes, la duplication d'un événement existant est la méthode la plus rapide et la plus efficace.

Étape 1 : Accéder au gestionnaire d'événements

1. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Atouts
   
2. Sélectionnez Gestionnaire d'événements
   
3. Vous verrez un tableau répertoriant tous les événements passés de votre région.
   

Si aucun événement n'est répertorié, vérifiez que vous visualisez la bonne année en cliquant sur l'icône de filtre et en sélectionnant les années précédentes dans le menu déroulant.

Étape 2 : Dupliquer l'événement

1. Recherchez l'événement de l'année précédente que vous souhaitez dupliquer.
   
2. Cliquez sur la case à cocher située à gauche de l'événement.
   
3. Dans le menu déroulant Choisissez une option, sélectionnez Dupliquer l'événement.
   
4. Cliquez sur la flèche d'action bleue à droite du menu déroulant.
   

Étape 3 : Sélectionner les éléments à dupliquer

Une boîte de dialogue s'affiche pour vous demander quels sont les éléments supplémentaires que vous souhaitez copier à partir de l'événement précédent :

• Prix et récompenses - Sélectionnez si vous utiliserez les mêmes prix.
  
• Commanditaires - Sélectionnez si vous aurez les mêmes commanditaires.
  
• Sondages - Sélectionnez cette option pour conserver les questions personnalisées que vous avez créées pour les participants.
  

Les documents téléchargés pour les questions de l'enquête image/document ne sont pas dupliqués. Vous devrez télécharger à nouveau ces pièces jointes après avoir dupliqué votre événement.

Cliquez sur Dupliquer l'événement pour continuer.

Étape 4 : Mise à jour de l'événement dupliqué

Après la duplication, vous devrez mettre à jour les détails de l'événement pour l'année en cours :

1. Dans le gestionnaire d'événements, recherchez votre nouvel événement dupliqué
   
2. Cliquez sur l'icône du crayon (modifier) à droite de l'événement.
   
3. Mettez à jour les informations suivantes :
   
• Année de l'événement - Changez pour l'année en cours
  
• Date de début/fin de l'événement - Mettez à jour les dates de votre expo actuelle
  
• Dates de début et de fin d'inscription - Fixer les dates appropriées pour l'année en cours.
  
• Date(s) de jugement - Mettez à jour pour refléter votre calendrier actuel.
  
4. Passez en revue les autres paramètres et procédez aux ajustements nécessaires.
   
5. Cliquez sur Mettre à jour l'événement pour enregistrer vos modifications.
   

Option 2 : Créer un nouvel événement à partir de zéro

Si vous utilisez le portail de SJC pour la première fois ou si vous préférez repartir à zéro, vous pouvez créer un nouvel événement.

Étape 1 : Créer l'événement

Cliquez sur le bouton Créer un événement.

Étape 2 : Configurer les détails de base de l'événement

Remplissez les informations requises suivantes :

1. Nom de l'événement - Saisissez le nom de votre expo régionale avec l'année (par exemple, « Central Region STIM Fair 2025 »).
   
2. Actif - Cochez la case « Oui » pour que l'événement soit visible et fonctionnel.
   
3. Nom du menu de la barre latérale du portail - Un nom plus court qui apparaîtra dans le menu de la barre latérale (restez concis).
   

Étape 3 : Définir les dates et les paramètres de l'événement

Configurez les paramètres de date suivants :

1. Année de l'événement - Sélectionnez l'année en cours
   
2. Date de début/fin de l'événement - Les dates réelles de votre expo.
   
3. Date dedébut/fin de l'inscription des élèves - Date à laquelle les élèves peuvent s'inscrire à votre expo.
   
4. Date dedébut/fin de l'inscription des juges - Date à laquelle les juges peuvent s'inscrire.
   
5. Type d'orientation des juges - Sélectionnez la méthode que vous préférez (en personne, virtuelle, etc.).
   
6. Date(s) d'évaluation - Date à laquelle l'évaluation aura lieu
   

Si vous utilisez ProjectBoard :

• Date de verrouillage du projet - Date à laquelle les projets seront verrouillés pour examen
  
• Date de déverrouillage des projets - Date à laquelle les projets seront déverrouillés après l'expo.
  

Étape 4 : Configuration des paramètres avancés

Faites défiler l'écran vers le bas pour définir ces options supplémentaires :

1. Nombre maximum d'élèves par projet - Fixez ce nombre à 2 si vous souhaitez répondre aux exigences de l'ESPC.
   
2. Tableau de projet - Choisissez s'il est obligatoire, facultatif ou non utilisé.
   
3. Niveau minimum/maximum - Définissez la fourchette de niveau pour votre expo.
   
4. Modules de l'événement - Sélectionnez les fonctions que vous souhaitez utiliser (jugement, prix, etc.).
   

Étape 6 : Sauvegarder votre événement

Cliquez sur Créer un événement pour terminer la configuration de votre expo régionale.

Après la création de l'événement

Une fois votre événement créé, vous devrez configurer d'autres paramètres :

1. Catégories - Créez des catégories de niveau (par exemple, junior, intermédiaire, senior).
   
2. Défis - Créez des catégories scientifiques ou des défis pour votre expo.
   
3. Sondages - Définissez les questions supplémentaires que vous souhaitez poser aux participants.
   
4. Types de projets - à configurer si nécessaire (les valeurs par défaut sont Découverte et Innovation).
   

Vous devrez également localiser et partager vos liens d'inscription :

1. Allez dans Actifs → Gestionnaire d'événements
   
2. Trouvez votre événement et cliquez sur l'icône de visualisation.
   
3. Faites défiler vers le bas pour trouver les liens d'inscription des élèves et des juges.
   
4. Partagez ces liens sur votre site web ou dans vos communications avec les écoles et les juges potentiels.
   

Conseils pour une création d'événement réussie

• Planifiez à l'avance: Déterminez les dates de l'expo et les périodes d'inscription avant d'organiser l'événement.
  
• Soyez cohérent: Utilisez les mêmes conventions de dénomination et les mêmes paramètres d'une année à l'autre (par exemple, ajoutez l'année au nom de votre événement pour qu'il soit plus facile de différencier les événements lorsqu'ils sont affichés dans le tableau du gestionnaire d'événements).
  
• Vérifiez soigneusement les paramètres: Des dates ou des paramètres incorrects peuvent être source de confusion pour les participants.
  
• Sécurisez vos liens: Ne partagez les liens d'inscription que par l'intermédiaire des canaux officiels.
  

Résolution des problèmes

• Vous ne voyez pas les événements précédents ? Utilisez le filtre pour changer la vue de l'année
  
• L'événement n'apparaît pas dans la barre latérale ? Assurez-vous que l'événement est « actif ».
  
• Besoin de modifier des paramètres après la création ? Vous pouvez modifier la plupart des paramètres à tout moment à partir du gestionnaire d'événements.
  

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, communiquez avec Sciencesjeunesse Canada à l'adresse support@youthscience.ca .