Vue d'ensemble
Cette FAQ complète répond aux questions courantes que se posent les organisateurs d'expo-STIM régionales sur l'utilisation du portail de SJC. Que vous soyez un nouveau venu sur la plateforme ou un coordinateur expérimenté à la recherche d'informations spécifiques, ces questions et réponses fréquentes vous aideront à naviguer efficacement sur le portail.
Questions générales sur le portail
Qu'est-ce que le portail de SJC ?
Le portail de SJC est une plateforme en ligne réalisée par Sciences jeunesse Canada pour aider les organisateurs d'expo-STIM régionales à gérer tous les aspects de leurs expo, y compris l'inscription, la gestion de projet, l'évaluation et la production de rapports.
Sommes-nous obligés d'utiliser le portail de SJC pour notre expo régionale ?
Non, l'utilisation du portail du SJC pour la gestion de l'expo régionale est facultative. Toutefois, il est fortement recommandé de le faire, car il simplifie de nombreux aspects de l'administration de l'expo-science et permet aux projets de se rendre directement à l'Expo-sciences pancanadienne.
Puis-je créer un événement sur le portail de SJC pour l'essayer, mais choisir ensuite de conserver notre propre système d'inscription ?
Oui, mais une fois que vous aurez commencé à inscrire des élèves, des juges, etc., il sera beaucoup plus difficile de réinitialiser les informations régionales pour cette année. Si vous souhaitez une démonstration plus approfondie du portail SJC, n'hésitez pas à contacter Reni Barlow à l'adresse reni.barlow@youthscience.ca .
Combien coûte l'utilisation du portail du SJC ?
Le portail du SJC est fourni sans frais supplémentaires aux expo régionales affiliées. Il est inclus dans le cadre de l'affiliation de votre expo régionale à Sciences jeunesse Canada.
Pouvons-nous personnaliser le Portail en fonction de nos besoins régionaux particuliers ?
Oui, le portail offre plusieurs options de personnalisation, notamment
- Créer des sondages personnalisés pour les participants et les juges
- Créer vos propres catégories de projets et défis
- Configurer les prix et les commanditaires propres à votre expo.
- Déterminer les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser (ProjectBoard, module de prix, etc.)
Qui a accès aux données de notre expo régionale dans le portail ?
L'accès est limité aux coordonnateurs régionaux désignés et aux administrateurs du SJC. Les élèves et les juges n'ont accès qu'à leurs propres informations d'inscription.
Mise en place et configuration
Quand devons-nous configurer notre expo régionale dans le portail ?
Installez votre expo régionale dès que votre région a terminé le processus d'affiliation pour l'année en cours. Vous aurez ainsi le temps de configurer tous les paramètres avant d'ouvrir les inscriptions.
Comment dupliquer les paramètres de l'expo de l'année dernière ?
- Allez dans Actifs > Evénements
- Trouvez l'événement de l'année précédente
- Cliquez sur « Choisir une option » et sélectionnez « Dupliquer l'événement ».
- Sélectionnez les éléments à dupliquer (catégories, défis, enquêtes, etc.).
- Cliquez sur « Dupliquer l'événement ».
Peut-on modifier les paramètres après l'ouverture des inscriptions ?
Oui, la plupart des paramètres peuvent être modifiés après l'ouverture des inscriptions. Toutefois, il convient d'être prudent avec les modifications qui pourraient affecter les inscriptions existantes, telles que la modification des catégories de niveau ou des zones de défi.
Quelle est la différence entre les catégories et les défis ?
Les catégories font généralement référence à des groupes de niveaux (junior, intermédiaire, supérieur), tandis que les défis font référence à des disciplines scientifiques ou à des domaines d'intérêt (sciences de la vie, sciences physiques, etc.).
Gestion des inscriptions
Comment les élèves obtiennent-ils leur lien d'inscription ?
Les coordonnateurs régionaux doivent distribuer le lien d'inscription des élèves qui se trouve dans les détails de l'événement. Ce lien peut être partagé sur votre site web, dans les courriels envoyés aux écoles et dans le matériel promotionnel.
Comment les juges obtiennent-ils leur lien d'inscription ?
Le lien d'inscription des juges est distinct du lien d'inscription des élèves et se trouve également dans les détails de l'événement. Partagez ce lien directement avec les juges potentiels.
Peut-on prolonger les délais d'inscription ?
Oui. Pour prolonger les délais :
- Allez dans Assets > Events
- Modifiez votre événement
- Modifiez les dates de fin d'inscription
- Cliquez sur « Mettre à jour l'événement ».
Que faire si une école n'apparaît pas dans la base de données ?
Si une école n'apparaît pas dans la recherche :
- Demandez aux élèves d'essayer d'autres orthographes ou le nom officiel de l'école.
- Si l'école n'apparaît toujours pas, envoyez un courriel au SJC en indiquant le nom complet, l'adresse, la ville, la province et le code postal de l'école.
- Le SJC ajoutera l'école, généralement dans un délai d'un jour ouvrable.
Les élèves peuvent-ils modifier leur inscription après l'avoir envoyée ?
Oui, les élèves peuvent se connecter au portail et mettre à jour la plupart de leurs informations jusqu'à ce que leur projet soit accepté dans votre expo régionale.
Intégration de ProjectBoard
L'utilisation de ProjectBoard est-elle obligatoire pour notre expo régionale ?
Non, vous pouvez définir ProjectBoard comme suit :
- obligatoire (tous les projets doivent l'utiliser)
- Facultatif (les élèves peuvent choisir de l'utiliser ou non)
- Non utilisé (l'intégration de ProjectBoard est désactivée)
Pourquoi utiliser ProjectBoard pour notre expo ?
ProjectBoard fournit un format standardisé pour la présentation des projets, ce qui facilite l'évaluation cohérente des projets par les juges. Il est également requis pour les projets présentés à l'ESPC, et son utilisation à l'échelle régionale aide donc les élèves à se préparer.
Que faire si les élèves ont des difficultés avec ProjectBoard ?
Les solutions les plus courantes sont les suivantes :
- S'assurer que les projets sont en mode « public ».
- Actualiser la page d'inscription après la création d'un projet ProjectBoard
- Utiliser le lien ProjectBoard dans leur inscription (ne pas créer de compte séparé).
Les juges peuvent-ils accéder aux projets ProjectBoard avant l'expo ?
Oui, une fois que les projets sont ajoutés à votre expo régionale, les juges peuvent cliquer sur les titres des projets dans le portail pour voir les projets ProjectBoard associés, à condition que vous les ayez assignés à ces projets.
Gestion des juges
Combien de juges devons-nous affecter à chaque projet ?
En règle générale, 2 à 3 juges par projet assurent une évaluation équilibrée. Le portail vous permet de spécifier la taille des équipes lors de l'affectation des juges.
Pouvons-nous ajuster manuellement l'affectation des juges ?
Oui, après l'affectation automatique, vous pouvez
- Déplacer les juges entre les groupes de projets.
- bloquer des juges spécifiques pour éviter qu'ils ne soient réaffectés
- désigner des chefs d'équipe
- Modifier manuellement le calendrier des juges.
Que se passe-t-il si un juge annule à la dernière minute ?
Vous pouvez le faire :
- le retirer de la liste des juges « approuvés
- Réassigner leurs projets à d'autres juges
- Régénérer les calendriers des juges ou procéder à des ajustements manuels.
- Si vous avez des juges de réserve, approuvez-en un qui les remplacera.
Comment gérer les jugements bilingues ?
Le portail peut créer des groupes de projets bilingues et identifier les juges ayant des compétences linguistiques. Lors de l'affectation des juges, le système associera les juges bilingues aux groupes de projets bilingues.
Résultats et rapports
Pouvons-nous exporter les données des participants pour les badges ou les programmes ?
Oui, vous pouvez exporter :
- Allez dans Projets dans le menu de votre expo.
- Sélectionnez les projets que vous souhaitez inclure
- Choisissez « Exporter des projets » dans la liste déroulante
- Sélectionnez vos options d'exportation
- Téléchargez le fichier Excel.
Comment enregistrer les notes des juges ?
- Accédez à la rubrique « Résultats de l'évaluation » dans le menu de votre expo.
- Créez des résultats vierges si nécessaire
- Saisissez les notes pour chaque critère et pour chaque projet
- Le système calculera automatiquement les notes de consensus en fonction de vos paramètres.
Pouvons-nous générer des rapports personnalisés ?
Bien que le portail ne dispose pas d'un outil de création de rapports personnalisés, vous pouvez.. :
- Exporter les données dont vous avez besoin (projets, juges, résultats, etc.).
- utiliser Excel pour filtrer, trier et analyser les données
- Créer des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques pour l'analyse statistique
- Sauvegarder vos modèles Excel pour une utilisation ultérieure
Comment sélectionner les projets pour l'ESPC ?
- Examinez les résultats de l'évaluation des projets pour identifier les meilleurs projets.
- Accédez à la rubrique Projets dans le menu de votre expo
- Sélectionnez les projets à faire progresser
- Choisissez « Avancer à l'ESPC » dans le menu déroulant.
- Confirmez votre sélection.
Résolution des problèmes
Que faire si les élèves ne trouvent pas leurs projets sur ProjectBoard ?
Assurez-vous que leurs projets sont en mode « public » dans ProjectBoard. Les projets privés ne sont pas visibles sur le portail.
Que faire si le portail semble lent ou ne répond pas ?
Essayez :
- Actualiser la page
- d'effacer le cache du navigateur et les cookies
- Utiliser un autre navigateur
- Vérifier votre connexion internet
- Effectuer des opérations pendant les heures creuses
Que faire si nous devons apporter des modifications après la création des programmes ?
Vous pouvez soit
- régénérer l'ensemble de la programmation (ce qui supprime la programmation actuelle)
- Exporter la programmation, apporter des modifications manuelles dans Excel et utiliser ce document comme document de travail.
Qui devons-nous contacter pour obtenir une assistance technique ?
Pour les questions techniques :
- Consultez le Centre d'aide du SJC pour obtenir des conseils
- Contactez le service d'assistance du SJC par l'intermédiaire du centre d'assistance du portail
- Envoyez un courriel au SJC avec des questions spécifiques à l'adresse support@youthscience.ca.
- Pour les questions urgentes concernant les expo régionaux, utiliser le contact d'urgence fourni aux coordonnateurs régionaux.
Meilleures pratiques
Quel est le calendrier recommandé pour l'organisation de notre expo ?
- 3-4 mois avant : Terminer l'affiliation et organiser l'événement
- 2-3 mois avant : Ouvrir les inscriptions
- 1 mois avant : Clôture des inscriptions et examen des projets
- 2-3 semaines avant : Désignation des juges et création des groupes de projets
- 1 semaine avant : Établissement des calendriers d'évaluation
- Après l'expo : Enregistrement des résultats et sélection des projets ESPC.
Comment simplifier l'inscription des participants ?
- Créer des instructions claires, étape par étape, avec des captures d'écran.
- Organiser des sessions d'information pour les enseignants et les élèves
- Fournir un document FAQ répondant aux questions les plus courantes
- Mettre en place un service d'assistance par courriel ou par téléphone
- Envoyer des courriels de rappel avant les échéances.
Quelle est la manière la plus efficace de gérer l'évaluation ?
- Équilibrer l'expertise des juges entre les groupes de projets
- Créer des créneaux horaires réalistes (typiquement 30 minutes par projet)
- Prévoir une période tampon entre les sessions d'évaluation
- Établir les programmes au moins une semaine avant l'expo
- Fournir aux juges leur emploi du temps à l'avance.
Comment se préparer pour l'expo de l'année prochaine ?
- Documentez vos processus et vos apprentissages
- Exporter et sauvegarder les données clés pour référence
- Utilisez la fonction de duplication d'événement pour conserver les paramètres.
- Recueillir les commentaires des participants et des juges
- Examinez votre calendrier et faites des ajustements pour l'année prochaine.