Politique et bonnes pratiques pour les organisateurs d'expo régionales

En tant qu'organisateur d'une expo-STIM régionale, vous pouvez rencontrer des élèves qui souhaitent participer à plusieurs expo régionales. Voici comment gérer correctement ces situations :

Politique officielle

Selon la politique du SJC « Éligibilité à l'ESPC - finaliste, projet, délégué, adulte de soutien », section 2.5, « Un élève ou une paire d'élèves, lorsque l'élève ou la paire d'élèves a participé à plusieurs foires régionales, peut être considéré comme unélève ou une paire d'élèvesayant participé à plusieurs foires régionales :

Un élève ou une paire d'élèves, s'il est admissible, peut inscrire un projet à plusieurs FSR affiliées au cours d'une même année, mais doit immédiatement divulguer sa participation à toutes les autres expo régionales à chaque région. Le projet n'est éligible à la sélection de l'ESPC que dans la première FSR dans laquelle il est jugé. Le fait de ne pas divulguer sa participation à plusieurs expo régionales peut être considéré comme un motif de disqualification d'une expo régionale ou de l'ESPC.

Directives de mise en œuvre

Processus d'inscription

• Inclure dans le formulaire d'inscription une question demandant si l'élève a participé à d'autres expo régionales au cours de l'année en cours.
  
• Dans l'affirmative, demandez des détails sur le(s) expo(s) et leurs dates.
  
• Conservez les dossiers des élèves qui participent à plusieurs expo.
  

Étapes de vérification

• Confirmez l'expo qui jugera le projet en premier.
  
• Si votre expo est la première à évaluer le projet, l'élève est éligible à la sélection de l'ESPC.
  
• Si votre salon n'est pas le premier à juger le projet, notez que l'élève n'est pas éligible à la sélection de l'ESPC dans votre salon.
  

Exigences en matière de communication

• Informer clairement les élèves de leur statut d'éligibilité à l'ESPC.
  
• Documenter que vous avez communiqué cette information
  
• Envisager une coordination avec d'autres organisateurs d'expo régionaux, le cas échéant.
  

Scénarios courants

Scénario 1 : Lors de l'inscription, un élève révèle qu'il participera à une autre expo régionale qui aura lieu après la vôtre.

• Action : L'élève est éligible à la sélection de l'ESPC pour votre salon puisque le vôtre est le premier.
  

Scénario 2 : Un élève révèle lors de son inscription qu'il participera à une autre expo régionale qui a lieu avant la vôtre.

• Action : L'élève peut participer à votre expo mais n'est pas éligible à la sélection de l'ESPC pour votre expo.
  

Scénario 3 : un élève ne divulgue pas sa participation à plusieurs expo et vous le découvrez après votre expo.

• Action : Si l'élève a été sélectionné pour l'ESPC dans le cadre de votre salon mais qu'il avait déjà participé à un autre salon, vous devez annuler sa sélection pour l'ESPC et sélectionner un autre élève. Contactez immédiatement le SJC pour obtenir des conseils.
  

Meilleures pratiques

• Mentionnez clairement dans vos documents d'inscription que vous avez participé à plusieurs expo.
  
• Envisagez de créer un formulaire de divulgation formel pour les élèves participant à plusieurs expo.
  
• Conservez la documentation de toutes les communications concernant la participation à des expo multiples.
  
• En cas de doute, communiquez avec Sciences jeunesse Canada pour obtenir des conseils.
  

Questions ou circonstances particulières ?

Si vous rencontrez des situations particulières ou si vous avez des questions sur la gestion des élèves participant à des expo-sciences multiples, veuillez communiquer avec Sciencesjeunesse Canada à support@youthscience.ca pour obtenir des éclaircissements et des conseils.

Référence : Cet article est basé sur la politique de Sciences Jeunesse Canada « Admissibilité à l'ESPC - Finaliste, Projet, Délégué, Adulte de soutien » section 2.5, disponible sur le portail des politiques de SJC.