Merci d'avoir terminé votre expo-STIM régionale à l'aide du portail SJC ! Maintenant que vous avez sélectionné vos finalistes pour l'Expo-sciences pancanadienne 2025, il est temps de les inscrire à cette occasion passionnante. Ce guide vous guidera à travers le processus de promotion de vos projets gagnants et d'inscription de vos délégués à l'ESPC 2025.

Vidéo de démonstration (en anglais)

Étape 1 : Promouvoir vos projets gagnants à l'ESPC

1. Connectez-vous à votre compte sur le portail de SJC en tant que coordonnateur régional.
   
2. Accédez à votre expo régionale depuis votre tableau de bord.
   
3. Naviguez jusqu'à « Projets » dans le menu
   
4. Sélectionnez les projets gagnants que vous souhaitez envoyer à l'ESPC en cochant les cases situées à côté de leur nom.
   
5. Utilisez le menu déroulant « Choisissez une option » et sélectionnez « Promouvoir à l'ESPC ».
   
6. Confirmez l'action lorsque vous y êtes invité
   
7. Une fois promus, ces projets apparaîtront toujours dans votre liste d'expo régionales mais auront un nouveau statut « Promu à l'ESPC ».
   

Étape 2 : Accéder à votre espace d'inscription à l'ESPC 2025

1. Retournez à votre tableau de bord
   
2. Allez à « Affiliation 2025 ».
   
3. Sélectionnez « Inscription Expo-sciences pancanadienne 2025 ».
   

Étape 3 : Gestion des informations sur les participants

Dans la zone d'inscription à l'ESPC 2025, vous verrez plusieurs espc à remplir :

Participants

• Vos finalistes promus apparaîtront automatiquement ici avec leurs informations reportées de l'expo régionale
  
• Vous devez contacter ces finalistes pour leur faire savoir qu'ils peuvent se connecter à leurs comptes du portail SJC pour compléter leur inscription à l'ESPC
  
• Pour voir la progression de l'inscription d'un finaliste, vous pouvez cliquer sur son nom à partir de votre tableau de bord ou accéder aux informations relatives à son projet.
  

Projets

• Vos projets promus seront visibles ici
  
• Vous pouvez cliquer sur n'importe quel projet pour consulter ses données et suivre les progrès du finaliste dans la complétion des informations du projet.
  

Colocataires

• Créez des groupes de colocataires pour vos finalistes en cliquant sur « Créer un groupe de colocataires »
  
• Sélectionnez « Finalistes » et choisissez le sexe approprié.
  
• Remarque : les finalistes doivent avoir complété les informations relatives à leur sexe dans leur inscription à l'ESPC avant que vous ne puissiez les affecter à des groupes de colocataires.
  
• Les délégués reçoivent maintenant des chambres individuelles, il n'est donc pas nécessaire de créer des groupes de colocataires pour eux.
  

Formulaires

• Le formulaire d'autorisation et de décharge est requis pour tous les finalistes.
  
• Vous pouvez télécharger ce formulaire pour le consulter
  
• Les finalistes peuvent télécharger, compléter et mettre en ligne leurs propres formulaires sur leur portail.
  
• Les formulaires doivent être signés par
  
• Le finaliste
  
• Un parent/tuteur (si le finaliste est mineur)
  
• Un représentant de l'expo régionale (généralement le coordinateur).
  
• Les signatures numériques sont acceptées, ou les formulaires peuvent être imprimés, signés et scannés.
  

Confirmation

• Cette dernière étape est disponible une fois que tous les autres éléments de l'inscription ont été complétés.
  
• En cochant la case de confirmation, vous vérifiez que toutes les conditions d'inscription ont été remplies.
  

Étape 4 : Inscription des délégués

1. Dans l'onglet Participants, cliquez sur « Entrer un délégué ».
   
2. Remplissez les informations demandées :
   
• Adresse courriel
  
• Adresse électronique
  
• Nom de famille
  
• Sexe
  
3. Cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter le délégué
   
4. Répéter l'opération pour chaque délégué supplémentaire
   
5. Les délégués recevront un courriel contenant les informations de connexion et un mot de passe temporaire.
   

Remarques importantes :

• Les délégués reçoivent des chambres individuelles à partir de l'ESPC 2025.
  
• Lesfinalistes ne reçoivent pas de nouveau courriel de notification puisqu'ils ont déjà un compte sur le portail.
  
• Suivi des progrès : Vous pouvez facilement suivre la progression de l'inscription de vos finalistes directement à partir de votre tableau de bord.
  
• Ressources : Le portail de SJC contient de nombreuses ressources pour aider vos finalistes à se préparer, notamment des modèles d'affiches, des lignes directrices en matière d'éthique et la rubrique de jugement
  

N'oubliez pas qu'une inscription complète et en temps voulu est essentielle pour que l'expérience de l'ESPC se déroule sans encombre. Encouragez vos finalistes à commencer leur processus d'inscription rapidement et à vous contacter s'ils ont besoin d'aide.

Pour toute question ou assistance supplémentaire, veuillez soumettre un ticket via le Centre d'aide.