Merci d'avoir terminé votre expo-STIM régionale à l'aide du portail de SJC ! Maintenant que vous avez sélectionné vos finalistes pour l'Expo-sciences pancanadienne, il est temps de les inscrire à cet événement exceptionnel. Ce guide vous présente le processus de promotion de vos projets gagnants et d'inscription de vos délégués à l'ESPC.

Vidéo de démonstration (en anglais)

Remarque : cette vidéo a été enregistrée pour l'ESPC 2025 et reste exacte pour 2026. Vous remarquerez quelques petites différences : les projets dans la barre latérale sont maintenant regroupés sous un menu Projets de l'ESPC, et vous pouvez également accéder à l'inscription d'une finaliste ou d'un finaliste en cliquant sur son nom ou sur le titre du projet directement depuis le tableau de bord. La zone d'inscription comprend également un onglet Voyage qui n'est pas illustré dans la vidéo. Si vous regardez la démonstration de l'inscription des finalistes, il n'y a pas d'onglet Excursions cette année. Consultez les étapes détaillées ci-dessous pour plus de renseignements.

Étape 1 : Promouvoir vos projets gagnants à l'ESPC

1. Connectez-vous à votre compte du portail de SJC en tant que coordonnatrice ou coordonnateur régional.
2. Accédez à votre expo régionale depuis la barre latérale.
3. Allez à Projets dans le menu.
4. Sélectionnez les projets gagnants que vous souhaitez envoyer à l'ESPC en cochant les cases situées à côté de leur nom.
5. Utilisez le menu déroulant Choisissez une option et sélectionnez Promouvoir à l'ESPC.
6. Confirmez l'action lorsque vous y êtes invité.
7. Une fois promus, ces projets apparaîtront toujours dans votre liste d'expo régionale avec un nouveau statut « Promu à l'ESPC ».

Étape 2 : Accéder à votre zone d'inscription à l'ESPC

1. Allez à Affiliation 2026 dans la barre latérale.
2. Sélectionnez ESPC-ESPC 2026.

Étape 3 : Gestion des renseignements sur les participantes et participants

Dans la zone d'inscription à l'ESPC, vous verrez plusieurs onglets à remplir :

Participantes et participants

• Vos finalistes promus apparaîtront automatiquement ici, avec leurs renseignements reportés depuis l'expo régionale.
• Vous devez communiquer avec ces finalistes pour leur faire savoir qu'elles et ils peuvent se connecter à leur compte du portail de SJC pour compléter leur inscription à l'ESPC.
• Pour consulter la progression de l'inscription d'une finaliste ou d'un finaliste, cliquez sur son nom depuis votre tableau de bord ou accédez aux renseignements de son projet.

Projets

Vos projets promus seront répertoriés ici. Pour suivre la progression ou consulter les renseignements sur un projet, deux options s'offrent à vous :

• Cliquez sur Projets de l'ESPC dans la barre latérale pour afficher la liste des titres de projets. Cliquer sur un titre affiche les données du projet et le nom de la ou des finalistes. Cliquer sur Données du projet affiche les renseignements saisis par la ou les finalistes. Cliquer sur le nom d'une finaliste ou d'un finaliste affiche tous ses onglets d'inscription.
• Cliquez sur Tableau de bord en haut de la barre latérale pour afficher les projets sous forme de cartes. Utilisez les boutons Projets de l'expo régionale et Projets de l'ESPC pour passer d'un ensemble à l'autre. Vous pouvez rechercher des cartes par titre ou par nom de finaliste. Cliquer sur un titre de projet ou sur le nom d'une finaliste ou d'un finaliste affiche les renseignements correspondants.
• Les données du projet et l'inscription sont modifiables jusqu'à la soumission de l'onglet Confirmation.

Colocataires

• Créez des groupes de colocataires pour vos finalistes en cliquant sur le bouton Créer un groupe de colocataires.
• Sélectionnez « Finalistes » et choisissez le sexe approprié.
• Les délégués sont logés en chambre individuelle ; il n'est donc pas nécessaire de créer des groupes de colocataires pour eux.

Important : chaque finaliste doit être affecté à un groupe de colocataires, même s'il fait partie d'un groupe composé d'une seule personne. Cela garantit qu'il se verra attribuer une chambre.

Formulaires

• Le Formulaire d'autorisation, de consentement et de décharge est requis pour toutes les finalistes et tous les finalistes.
• Vous pouvez télécharger ce formulaire pour le consulter.
• Les finalistes peuvent télécharger, remplir et soumettre leur propre formulaire depuis leur portail.
• Les formulaires sont des PDF à remplir qui peuvent être signés numériquement, ou imprimés, signés et numérisés.
• Signatures requises : la finaliste ou le finaliste ; un parent ou tuteur (si moins de 18 ans) ; une représentante ou un représentant de l'expo régionale (habituellement la coordonnatrice ou le coordonnateur).
• Une fois tous les formulaires vérifiés, cochez la case d'accusé de réception et cliquez sur Soumettre.

Voyage

• Cet onglet affiche le mode de déplacement prévu pour votre région (p. ex., transport aérien organisé par SJC), les dates de voyage et des renseignements importants concernant les dérogations de voyage, soit les demandes visant à ce qu'une finaliste, un finaliste ou un délégué voyage séparément du groupe régional.
• La section Documents de voyage au bas de la page vous permet de télécharger des documents PDF sur le mode de déplacement de votre région. C'est également ici que l'horaire de voyage et les billets électroniques seront disponibles avant l'ESPC.

Statistiques

• Saisissez et soumettez les données de votre expo régionale récemment terminée. Ces données sont requises pour activer l'onglet Confirmation.
• Vous ne pouvez pas modifier les données des années précédentes, mais vous pouvez envoyer les renseignements à info@youthscience.ca et nous mettrons le tableau à jour.

Confirmation

Une fois toutes les étapes précédentes complétées (avec des coches dans toutes les sections), l'onglet Confirmation s'active. Si l'onglet Confirmation n'est pas actif, retournez à un onglet sans coche et cliquez sur Soumettre.

1. Passez en revue tous les renseignements d'inscription.
2. Cochez la case de confirmation pour attester que votre région a rempli toutes les conditions requises.
3. Cliquez sur « Soumettre ».

Étape 4 : Inscription des délégués

1. Dans l'onglet Participantes et participants, cliquez sur le bouton « Ajouter un participant ».
2. Remplissez les renseignements requis :
   • Adresse courriel
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Sexe
3. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le délégué.
4. Répétez l'opération pour chaque délégué supplémentaire.
5. Les délégués recevront un courriel contenant leurs identifiants de connexion et un mot de passe temporaire.

Remarques importantes :

• Les délégués sont logés en chambre individuelle.
• Les finalistes ne reçoivent pas de courriel de notification, puisqu'elles et ils ont déjà un compte sur le portail.
• Suivi de la progression : vous pouvez facilement suivre la progression de l'inscription de vos finalistes depuis votre tableau de bord ou le menu Projets de l'ESPC.
• Ressources : le portail de SJC contient de nombreuses ressources pour aider vos finalistes à se préparer, notamment des modèles d'affiches, des lignes directrices en matière d'éthique et la grille d'évaluation des projets.

N'oubliez pas qu'une inscription complète et en temps voulu est essentielle pour que l'expérience de l'ESPC se déroule sans encombre. Encouragez vos finalistes à commencer leur processus d'inscription rapidement et à vous contacter si elles ou ils ont besoin d'aide.

Pour toute question ou assistance supplémentaire, veuillez soumettre un ticket via ce Centre d'aide.