En tant que coordonnateur régional qui n'a pas utilisé le portail SJC pour votre expo-sciences régionale cette année, le processus d'inscription de vos finalistes à l'Expo-sciences pancanadienne 2025 diffère légèrement de celui des utilisateurs du portail. Ce guide vous guide à travers les étapes de l'inscription de vos finalistes et de vos délégués.

Étape 1 : Accéder à votre zone d'inscription à l'ESPC 2025

1. Connectez-vous à votre compte du portail de SJC en tant que coordonnateur régional.
   
2. Cliquez sur « Affiliation 2025 ».
   
3. Cliquez sur « ESPC-ESPC 2025 ».
   

Étape 2 : Inscription des finalistes

Contrairement aux régions qui ont utilisé le portail pour leur expo régionale, vous devrez ajouter manuellement chaque finaliste :

1. Allez dans l'onglet « Participants
   
2. Cliquez sur « Ajouter un participant ».
   
3. Sélectionnez « Finaliste de l'événement » dans le menu déroulant « Rôle du participant ».
   
4. Saisissez les informations relatives au finaliste :
   
• Adresse courriel
  
• Prénom
  
• Nom de famille
  
• Sexe
  
• L'école
  
• Commencez à taper une partie unique du nom de l'école. Sélectionnez l'école et appuyez sur Entrée.
  
• Le cas échéant, cochez la case « scolarisé à domicile ».
  
• Année d'études
  
5. Cliquez sur « Enregistrer »
   

Une fois enregistré, le système enverra automatiquement un courriel de bienvenue au finaliste avec :

• un message de félicitations
  
• L'URL pour accéder au portail
  
• Leur adresse courriel
  
• Un mot de passe temporaire
  
• Les dates limites d'inscription importantes
  

Étape 3 : Ajout de projets

Après avoir inscrit vos finalistes, vous devez ajouter leurs projets :

1. Naviguez jusqu'à l'onglet « Projets
   
2. Cliquez sur « Ajouter un projet ».
   
3. Saisissez les détails du projet :
   
• Titre du projet
  
• Défi
  
• Catégorie de niveau
  
4. Sélectionnez le(s) finaliste(s) associé(s) au projet (seuls les finalistes de la catégorie du projet apparaîtront).
   
5. Cliquez sur « Ajouter un projet ».
   

Étape 4 : Créer des groupes de colocataires

1. Allez dans l'onglet « Colocataires
   
2. Cliquez sur « Créer un groupe de colocataires ».
   
3. Sélectionnez « Finalistes » (Remarque : cette année, les délégués sont logés dans des chambres individuelles).
   
4. Choisissez le sexe approprié (homme, femme ou autre).
   
5. Sélectionnez les finalistes pour le groupe de colocataires
   
6. Cliquez sur « Créer un groupe de colocataires ».
   

Important : chaque finaliste doit être affecté à un groupe de colocataires, même s'il fait partie d'un groupe composé d'une seule personne. Cela permet de s'assurer qu'ils seront correctement affectés à une chambre.

Étape 5 : Gestion des formulaires

1. Accédez à l'onglet « Formulaires ».
   
2. Téléchargez le formulaire d'autorisation et de décharge si vous souhaitez le consulter. Les finalistes peuvent télécharger le formulaire lors de leur inscription.
   
3. Veillez à ce que tous les finalistes remplissent leur formulaire en y apposant les signatures requises :
   
• le(s) finaliste(s)
  
• Un parent/tuteur (si le finaliste est âgé de moins de 18 ans)
  
• Un représentant de l'expo régionale (vous en tant que coordinateur).
  
4. Les formulaires sont des PDF à remplir qui peuvent être signés numériquement.
   
5. Les finalistes peuvent télécharger leurs formulaires remplis directement via leur compte sur le portail.
   
6. Une fois que vous avez vérifié que tous les formulaires ont été correctement remplis et téléchargés, cochez la case d'accusé de réception et cliquez sur « Soumettre ».
   

Étape 6 : Inscription des délégués

1. Retournez à l'onglet « Participants
   
2. Cliquez sur « Ajouter un participant ».
   
3. Sélectionnez "Délégué à l'événement » dans le menu déroulant.
   
4. Saisissez les informations relatives au délégué :
   
• Adresse courriel
  
• Prénom
  
• Nom de famille
  
• Sexe
  
5. Cliquez sur « Enregistrer »
   
6. Répétez l'opération pour chaque délégué supplémentaire
   

Étape 7 : Suivi de l'inscription des finalistes

1. L'onglet Participants affiche l'état d'achèvement du formulaire pour chaque finaliste et délégué.
   
2. Après avoir actualisé votre navigateur ou vous être reconnecté, chaque projet ESPC de votre région apparaîtra dans la barre latérale et le tableau de bord.
   
3. Cliquez sur un projet dans la barre latérale pour afficher les "Données du projet » et le (s) nom(s) du (des) finaliste(s).
   
4. Cliquez sur "Données du projet » (dans la barre latérale) ou sur le titre du projet (sur le tableau de bord) pour afficher les informations relatives au projet. Tous les champs sont modifiables.
   
5. Cliquez sur le nom d'un finaliste pour afficher tous les onglets de son enregistrement à l'ESPC. Tous les champs sont modifiables.
   

Étape 8 : Confirmation finale

Une fois que vous avez complété toutes les étapes précédentes (en cochant toutes les sections), l'onglet Confirmation s'active. Il s'agit de la dernière étape :

1. Passez en revue toutes les informations relatives à l'inscription
   
2. Cochez la case de confirmation pour vérifier que votre région a rempli toutes les conditions requises.
   
3. Cliquez sur « Soumettre »
   

Remarques importantes :

• Le processus d'inscription pour les régions qui n'ont pas de portail nécessite l'ajout manuel de chaque finaliste et de leurs projets.
  
• Les délégués seront logés en chambre individuelle à partir de l'ESPC 2025.
  
• Tous les finalistes et délégués reçoivent un courriel de bienvenue automatisé avec leurs identifiants de connexion.
  
• Chaque finaliste doit être inclus dans un groupe de colocataires.
  
• Le formulaire d'autorisation et de décharge doit être signé par le finaliste, le parent/tuteur (le cas échéant) et le coordonnateur régional.
  

Pour toute question ou assistance supplémentaire, veuillez soumettre un ticket via le Centre d'aide.