En tant que coordonnatrice ou coordonnateur régional qui n'a pas utilisé le portail de SJC pour votre expo-STIM régionale cette année, le processus d'inscription de vos finalistes à l'Expo-sciences pancanadienne diffère légèrement de celui des utilisateurs du portail. Ce guide vous présente les étapes pour inscrire vos finalistes et vos délégués.

Vidéo de démonstration (en anglais)

Remarque : cette vidéo a été enregistrée pour l'ESPC 2025 et reste exacte pour 2026. Vous remarquerez quelques petites différences : les projets dans la barre latérale sont maintenant regroupés sous un menu Projets de l'ESPC, et vous pouvez également accéder à l'inscription d'une finaliste ou d'un finaliste en cliquant sur son nom ou sur le titre du projet directement depuis le tableau de bord. La zone d'inscription comprend également un onglet Voyage qui n'est pas illustré dans la vidéo. Si vous regardez la démonstration de l'inscription des finalistes, il n'y a pas d'onglet Excursions cette année. Consultez les étapes détaillées ci-dessous pour plus de renseignements.

Étape 1 : Accéder à votre zone d'inscription à l'ESPC

1. Connectez-vous à votre compte du portail de SJC en tant que coordonnatrice ou coordonnateur régional.
2. Allez à Affiliation 2026 dans la barre latérale.
3. Sélectionnez ESPC-ESPC 2026.

Étape 2 : Gestion des renseignements sur les participantes et participants

Dans la zone d'inscription à l'ESPC, vous verrez plusieurs onglets à remplir :

Participantes et participants

Contrairement aux régions qui ont utilisé le portail pour leur expo régionale, vous devrez ajouter manuellement chaque finaliste :

1. Allez dans l'onglet Participantes et participants.
2. Cliquez sur Ajouter un participant.
3. Sélectionnez Finaliste de l'événement dans le menu déroulant Rôle du participant.
4. Saisissez les renseignements relatifs à la finaliste ou au finaliste :
   • Adresse courriel
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Sexe
   • École (commencez à taper, sélectionnez et appuyez sur Entrée ; cochez « Scolarisé à domicile » si applicable)
   • Année d'études
5. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistré, le système enverra automatiquement un courriel de bienvenue à la finaliste ou au finaliste avec : un message de félicitations, l'URL pour accéder au portail, son adresse courriel, un mot de passe temporaire et les dates limites d'inscription.

Projets

Après avoir inscrit vos finalistes, vous devez ajouter leurs projets :

1. Allez dans l'onglet Projets.
2. Cliquez sur Ajouter un projet.
3. Saisissez les détails du projet (titre, défi, catégorie de niveau).
4. Sélectionnez la ou les finalistes associé(e)s au projet (seules les finalistes et seuls les finalistes de la catégorie de niveau du projet apparaîtront).
5. Cliquez sur « Ajouter un projet ».

Colocataires

1. Créez des groupes de colocataires pour vos finalistes en cliquant sur le bouton Créer un groupe de colocataires.
2. Sélectionnez « Finalistes » et choisissez le sexe approprié.
3. Les délégués sont logés en chambre individuelle ; il n'est donc pas nécessaire de créer des groupes de colocataires pour eux.

Important : chaque finaliste doit être affecté à un groupe de colocataires, même s'il fait partie d'un groupe composé d'une seule personne. Cela garantit qu'il se verra attribuer une chambre.

Formulaires

1. Accédez à l'onglet « Formulaires ».
2. Le Formulaire d'autorisation, de consentement et de décharge est requis pour toutes les finalistes et tous les finalistes.
3. Vous pouvez télécharger ce formulaire pour le consulter.
4. Les finalistes peuvent télécharger, remplir et soumettre leur propre formulaire depuis leur portail.
5. Les formulaires sont des PDF à remplir qui peuvent être signés numériquement.
6. Les formulaires doivent être signés par la finaliste ou le finaliste, un parent ou tuteur (si la finaliste ou le finaliste est âgé de moins de 18 ans) et une représentante ou un représentant de l'expo régionale (habituellement la coordonnatrice ou le coordonnateur).
7. Une fois que vous avez vérifié que tous les formulaires sont correctement remplis et soumis, cochez la case d'accusé de réception et cliquez sur Soumettre.

Voyage

1. Cet onglet affiche le mode de déplacement prévu pour votre région (p. ex., transport aérien organisé par SJC), les dates de voyage et des renseignements importants concernant les déplacements et les dérogations de voyage, soit les demandes visant à ce qu'une finaliste, un finaliste ou un délégué voyage séparément du groupe régional.
2. La section Documents de voyage au bas de la page vous permet de télécharger des documents PDF sur le mode de déplacement de votre région. C'est également ici que l'horaire de voyage et les billets électroniques de votre région seront disponibles avant l'ESPC.

Statistiques

1. Saisissez et soumettez les données de votre expo régionale récemment terminée. Ces données sont requises pour activer l'onglet Confirmation pour votre inscription à l'ESPC.
2. Vous ne pouvez pas modifier les données des années précédentes, mais vous pouvez envoyer les renseignements à info@youthscience.ca et nous mettrons le tableau à jour.

Étape 3 : Inscription des délégués

1. Dans l'onglet Participantes et participants, cliquez sur le bouton « Ajouter un participant ».
2. Remplissez les renseignements requis (adresse courriel, prénom, nom de famille, sexe).
3. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le délégué.
4. Répétez l'opération pour chaque délégué supplémentaire.
5. Les délégués recevront un courriel contenant leurs identifiants de connexion et un mot de passe temporaire.

Étape 4 : Suivi de l'inscription des finalistes

Pour suivre la progression de l'inscription d'une finaliste ou d'un finaliste ou pour consulter les renseignements sur un projet, deux options s'offrent à vous :

• Cliquez sur Projets de l'ESPC dans la barre latérale pour afficher la liste des titres de projets. Cliquez sur un titre de projet pour voir les données du projet et le nom de la ou des finalistes. Cliquer sur Données du projet affiche les renseignements saisis par la ou les finalistes. Cliquer sur le nom d'une finaliste ou d'un finaliste affiche tous ses onglets d'inscription.
• Cliquez sur Tableau de bord en haut de la barre latérale pour afficher les projets sous forme de cartes. Utilisez les boutons Projets de l'expo régionale et Projets de l'ESPC pour passer d'un ensemble de projets à l'autre. Vous pouvez rechercher des cartes de projet par titre ou par nom de finaliste. Cliquer sur un titre de projet ou sur le nom d'une finaliste ou d'un finaliste affiche les renseignements correspondants.
• Les données du projet et l'inscription sont modifiables jusqu'à la soumission de l'onglet Confirmation.

Étape 5 : Confirmation

Une fois que vous avez complété toutes les étapes précédentes (avec des coches dans toutes les sections), l'onglet Confirmation s'active. Si l'onglet Confirmation n'est pas actif, retournez à un onglet sans coche et cliquez sur Soumettre.

1. Passez en revue tous les renseignements d'inscription.
2. Cochez la case de confirmation pour attester que votre région a rempli toutes les conditions requises.
3. Cliquez sur « Soumettre ».

Remarques importantes

• Le processus d'inscription pour les régions qui n'utilisent pas le portail nécessite l'ajout manuel de chaque finaliste et de leurs projets.
• Les délégués sont logés en chambre individuelle.
• Toutes les finalistes, tous les finalistes et délégués reçoivent un courriel de bienvenue automatisé avec leurs identifiants de connexion.
• Chaque finaliste doit être inclus dans un groupe de colocataires.
• Le Formulaire d'autorisation, de consentement et de décharge doit être signé par la finaliste ou le finaliste, un parent ou tuteur (le cas échéant) et la coordonnatrice ou le coordonnateur régional.

Pour toute question ou assistance supplémentaire, veuillez soumettre un ticket via ce Centre d'aide.