Aperçu

Sciences jeunesse Canada (SJC) a remplacé le portail de SJC par une nouvelle version, le portail de SJC 3.0, à compter de l’affiliation régionale 2027. Il se trouve à la même adresse, portal.youthscience.ca, mais son apparence et son fonctionnement diffèrent du portail que vous avez utilisé les années précédentes.

Cet article s’adresse aux coordonnatrices et coordonnateurs régionaux ainsi qu’aux membres des comités régionaux. Il présente ce qui a changé et ce que vous ferez différemment cette année. Les instructions détaillées pour l’affiliation se trouvent dans l’article Effectuer votre affiliation régionale.

Remarque : Bon nombre des anciens articles de cette section du Centre d’aide décrivent le portail précédent. Nous les remplacerons au cours des prochains mois. Si un article ne correspond pas à ce que vous voyez à l’écran, fiez-vous à l’écran.

Connexion

• Connectez-vous à portal.youthscience.ca avec l’adresse courriel que SJC a à son dossier pour vous à titre de coordonnatrice ou coordonnateur de votre région.
• Si vous aviez un compte dans le portail précédent, utilisez la même adresse courriel et le même mot de passe. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié ? à l’écran de connexion.
• Si vous n’avez jamais eu de compte dans le portail de SJC, choisissez S’inscrire et utilisez l’adresse courriel que SJC a à son dossier pour vous. Votre accès à votre région est associé à cette adresse.
• À votre première connexion, on pourrait vous demander de confirmer votre adresse courriel. Si le courriel n’arrive pas, vérifiez votre dossier de courrier indésirable.

Si vous vous connectez et ne voyez pas votre région, soumettez une demande de soutien en indiquant votre nom, votre région et l’adresse courriel utilisée.

Votre région dans le portail

Votre région a son propre groupe dans la barre latérale, qui contient les pages suivantes :

• Aperçu : la situation de votre région en un coup d’œil et les prochaines tâches à accomplir;
• Profil de la région : les renseignements sur votre région, son comité et sa comptabilité (factures et paiements);
• Affiliation : l’affiliation de cette année, à remplir étape par étape;
• Expo régionale : les détails de votre expo, puis, après l’expo, ses statistiques et les lauréates et lauréats des prix régionaux;
• ESPC : l’invitation et la gestion de votre délégation à l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC), une fois les inscriptions à l’ESPC ouvertes;
• Outils pour l’expo : des outils de tableur pour vous aider à organiser l’évaluation des projets à votre expo régionale (voir ci-dessous).

L’affiliation se fait maintenant étape par étape

• L’affiliation se déroule en une seule série d’étapes : Profil de la région, Comité, Détails de l’expo, Participation à l’ESPC, Prix régionaux, Assurance, Autre, Entente d’affiliation et Révision.
• Votre travail est enregistré chaque fois que vous passez à une autre étape. Vous pouvez donc vous arrêter et revenir plus tard. Chaque étape indique son état, par exemple Terminée ou À compléter.
• L’étape Révision énumère tout ce qui manque encore, avec un lien vers l’étape concernée.
• Vous signez l’Entente d’affiliation régionale dans le portail en indiquant votre nom et votre titre. Il n’y a rien à imprimer ni à poster.
• Votre région est affiliée dès que vous soumettez l’affiliation. Il n’y a pas d’étape d’approbation distincte.
• Si votre région ne tient pas d’expo cette année, vous pouvez l’indiquer et vous affilier quand même.

Votre comité est conservé d’une année à l’autre

Votre comité régional est conservé d’une année à l’autre : vous n’avez qu’à mettre à jour ce qui a changé. Chaque région doit avoir une personne pour chacun des rôles suivants : coordonnatrice ou coordonnateur régional, contact secondaire, juge en chef, éthique et sécurité, et médias. Une même personne peut occuper plus d’un rôle.

Une ou un membre du comité est la personne-ressource principale de votre région, qui reçoit les communications de SJC. Chaque membre du comité dispose de l’un des trois niveaux d’accès au portail suivants :

• Administrateur : peut apporter des modifications pour la région et gérer son comité;
• Membre : peut consulter les pages de la région, sans rien modifier;
• Aucun accès : figure au comité, sans compte dans le portail.

Lorsque vous accordez l’accès Administrateur ou Membre à une nouvelle personne, celle-ci reçoit une invitation à créer un compte dans le portail. Quand une nouvelle coordonnatrice ou un nouveau coordonnateur prend la relève, une administratrice ou un administrateur peut l’ajouter au comité et lui donner accès. Vous n’avez plus besoin d’écrire à SJC pour faire créer un nouveau compte.

Tenir votre expo régionale

Le portail précédent comprenait des outils pour gérer votre propre expo régionale : inscription des élèves et des juges, examen des projets, liens vers ProjectBoard, groupes et horaires d’évaluation des projets, et résultats. Le portail de SJC 3.0 ne comprend pas ces outils. Il est axé sur l’affiliation et sur l’inscription de votre délégation à l’ESPC.

La page Outils pour l’expo propose trois outils de tableur pour vous aider à organiser l’évaluation des projets : Groupes, Horaire et Juges. Vous téléversez un tableur et téléchargez le résultat. Rien de ce que vous téléversez n’est conservé dans le portail.

Si votre région utilisait le portail précédent pour gérer son expo, soumettez une demande de soutien afin que nous puissions discuter des options qui s’offrent à vous.

Inscrire votre délégation à l’ESPC

• Vous n’inscrivez plus vous-même les finalistes et les déléguées et délégués. Une fois les inscriptions à l’ESPC ouvertes, vous invitez chaque finaliste et chaque déléguée ou délégué par courriel à partir de la page ESPC, et chaque personne remplit sa propre inscription.
• Le nombre d’invitations que vous pouvez envoyer dépend des chiffres de participation à l’ESPC que vous prévoyez lors de l’affiliation.
• Vous examinez et confirmez chaque inscription, puis vous soumettez la délégation de votre région à SJC avant la date limite d’inscription.
• Le nombre de déléguées et délégués que votre région doit envoyer dépend du nombre de finalistes prévu. Consultez l’article Contingents de finalistes et de déléguées et délégués à l’ESPC.
• L’hébergement de vos finalistes et les renseignements sur vos déplacements sont aussi gérés dans le portail.

Après votre expo régionale

• Après votre expo, entrez les statistiques de votre expo à la page Expo régionale. Elles ne font plus partie de l’affiliation.
• Si vous avez offert des prix régionaux de SJC, indiquez les lauréates et lauréats à la page Expo régionale dans les 7 jours suivant votre expo.

Factures et paiements

Vous recevrez toujours deux factures : la première après votre affiliation, et la deuxième pour le solde de vos frais de l’ESPC. Les factures sont envoyées par courriel aux administratrices et administrateurs de votre région, et vous pouvez consulter les factures et les paiements de votre région dans l’onglet Comptabilité du profil de votre région. Les frais et les dates limites de paiement figurent dans l’article Renseignements sur l’affiliation régionale 2027.

Obtenir de l’aide dans le portail

Chaque page comporte un bouton Aide. Il affiche les articles du Centre d’aide qui portent sur la page où vous êtes, ainsi qu’une option Joindre le soutien qui transmet votre question directement à SJC. Votre demande indique la page où vous étiez, ce qui vous évite d’expliquer où vous êtes bloqué. Vous pouvez aussi l’utiliser pour nous faire part de vos commentaires ou suggestions sur le nouveau portail.

Besoin d’aide supplémentaire ?

Si votre question n’a pas trouvé de réponse ici, soumettez une demande de soutien par l’intermédiaire du Centre d’aide. Nous serons heureux de vous aider.

Articles connexes :

• Effectuer votre affiliation régionale
• Renseignements sur l’affiliation régionale 2027
• Affiliation régionale