Information sur l'affiliation régionale 2025

Information sur l'affiliation régionale 2025

Frais

Adhésion et affiliation

  1. Les droits d’adhésion annuels à Sciences jeunesse Canada pour les régions et les individu(e)s s’élèvent à 50 $. 
  2. Les frais d’affiliation de la région sont basés sur le nombre d’élèves de la 1re secondaire au cégep (de 7e à la 12e année en dehors du Québec), qui détermine le nombre maximum de finalistes de l’ESPC. 

ESPC 2025 

Les frais de participation s’élèvent à 2 100 $ par finaliste et par délégué(e), ce qui couvre les éléments essentiels de l’ESPC : 
  1. Hébergement — occupation double pour les finalistes et (nouveau en 2025) chambres individuelles pour les délégué(e)s 
  2. Administration et logistique 
  3. Salle d’exposition 
  4. Évaluation des projets 
  5. Repas 
  6. Déplacements
Les commandites et les collectes de fonds de SJC financent le reste des coûts : 
  1. Prix 
  2. Cérémonie de remise des prix 
  3. Danse/célébration de remise des prix 
  4. Application de l’ESPC 
  5. Conférence des délégué(e)s 
  6. Zone d’exposition interactive (Expo STIM) 
  7. Excursions et expériences locales 
  8. Déplacements locaux 
  9. Cérémonie d’ouverture 
  10. Articles promotionnels (t-shirts, etc.) 
  11. Activités sociales 

Le tout en deux versements

Votre région recevra deux factures de Sciences jeunesse Canada : 
  1. La première facture comprend les droits d’adhésion, les frais d’affiliation, les frais d’assurance (si nécessaire) et un dépôt de 150 $ pour chaque participant(e) à l’ESPC. 
    1. Le paiement doit être reçu au plus tard le mardi 31 décembre 2024. 
    2. Le dépôt de 150 $ par participant(e) n’est pas remboursable. 
  2. La deuxième facture comprend le solde des frais de l’ESPC 
    1. La date limite pour réduire le nombre de participant(e)s est le 21 avril — aucune prolongation. 
    2. Le paiement doit être reçu au plus tard le lundi 21 avril 2025. 
  3. Nous appliquerons tout crédit sur le compte de votre région à la première et à la deuxième facture. 

Après avoir rempli les sections d’affiliation en ligne et après réception de votre première facture, veuillez envoyer le premier paiement pour qu’il arrive au plus tard le 31 décembre 2024. Vous pouvez également contacter Lori Murray par téléphone (416 341-0040, poste 0) ou par courriel (lori.murray@youthscience.ca) pour payer par carte de débit/crédit par le biais de Stripe, ou envoyer un virement électronique à lori.murray@youthscience.ca. 

Postes Canada :
Sciences jeunesse Canada  
CP 1232  
Trenton ON K8V 5R9  

Courrier : 
Sciences jeunesse Canada
c/o Lori Murray
76 First Ave
Trenton ON K8V 4C5


Affiliation 

Connectez-vous à la nouvelle version du portail de SJC à l’adresse https://portal.youthscience.ca et sélectionnez 2025 > Affiliation dans la barre latérale. Il y a quatre onglets à remplir en haut de la page : Personne-ressource principale, Autres personnes ressources, Assurance et Accord. Si vous avez oublié votre mot de passe pour le portail de SJC, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » et saisissez votre adresse courriel. Un courriel contenant un lien de réinitialisation du mot de passe vous sera envoyé. Si le courriel n’arrive pas rapidement, vérifiez vos courriels indésirables — ces courriels sont parfois filtrés par les clients de messagerie. 
 

Informations sur les expos régionales 

Sélectionnez Expo régionale dans la barre latérale pour saisir des informations sur votre expo. Il y a huit onglets en haut de la page. Sept d’entre eux doivent être remplis dans le cadre de l’affiliation : Renseignements sur l’expo, Portail/ProjectBoard, Dates, Participation à l’ESPC, Statistiques et Prix. Le dernier onglet — Lauréat(e)s des prix — doit être rempli après votre expo régionale. 

Vérifiez vos chiffres de l’ESPC 

L’onglet Expo régionale > Renseignements sur l’expo indique le nombre maximum de finalistes et le nombre minimum de délégué(e)s (adultes) pour votre région. L’onglet Participation à l’ESPC vous permet d’indiquer le nombre de finalistes et de délégué(e)s que vous prévoyez d’envoyer. Vérifiez ces chiffres attentivement. N’oubliez pas que vous inscrivez des finalistes, et non des projets, et que vous devez sélectionner vos projets pour l’ESPC en fonction de cela. Nous ne pouvons pas prendre en considération les demandes visant à augmenter le nombre de finalistes au-delà de votre maximum. Veuillez éviter de décevoir les élèves ou les parents. 


Inscription à l’ESPC 

Date limite d’inscription à l’ESPC — minuit (heure du Pacifique), le 21 avril 2025 

La date limite d’inscription à l’ESPC sur le portail de SJC est fixée à minuit, heure du Pacifique, le 21 avril 2025. Après la date limite, le portail d’inscription passera en lecture seule pour les participant(e)s ; aucune inscription supplémentaire ne sera acceptée. 

Date limite pour ProjectBoard — minuit (heure du Pacifique), le 30 avril 2025 

Chaque projet de l’ESPC doit avoir une version numérique sur ProjectBoard, qui sera examinée par les juges de l’ESPC et qui sera disponible au public après l’ouverture de l’ESPC. Tous les projets ProjectBoard doivent être finalisés avant minuit, heure du Pacifique, le 30 avril 2025. Après la date limite, les projets du ProjectBoard de l’ESPC seront verrouillés jusqu’au dimanche 8 juin. 



Déplacements à l’ESPC

Processus administratif 

  1. Liette Philippe (liette.philippe@youthscience.ca) gère et coordonne les voyages de Sciences jeunesse Canada ; Harvey’s Travel est notre agence de voyages officielle. 
  2. La coordonnatrice régionale ou le coordonnateur régional doit contacter Liette Philippe pour confirmer les informations relatives aux déplacements pour la région dans la semaine qui suit l’expo régionale, mais au plus tard le 21 avril (voir ci-dessous). 
  3. Après réception du paiement, les billets seront envoyés aux coordonnatrices régionales et aux coordonnateurs régionaux sous forme de documents PDF ; aucune modification ne sera possible. 

Date limite du 21 avril — Note importante 

  1. Sauf confirmation antérieure, les régions voyageant par avion devront payer le nombre de participant(e)s indiqué sur le portail à partir du lundi 21 avril, que les billets soient utilisés ou non. Les billets ne pourront pas être remboursés après cette date. SJC est sous contrat avec la/les compagnie(s) aérienne(s) et ces délais ne sont pas négociables. 

Réduction du nombre de participant(e)s 

  1. Les régions peuvent réduire le nombre de participant(e)s avant le 21 avril 2025. Elles recevront un crédit complet moins le dépôt non remboursable de 150 $. 

Ajout de participant(e)s après le 21 avril 2025 

  1. Bien qu’il ne soit pas possible de réduire le nombre de participant(e)s après le 21 avril, il est parfois possible d’ajouter des participant(e)s, mais uniquement dans la limite de l’allocation de la région. Malheureusement, les billets d’avion achetés aussi tardivement coûtent généralement plus cher que les billets de voyage de groupe réservés par SJC en octobre. Les régions seront facturées pour tout coût additionnel lié à ces billets supplémentaires. 

Calendrier provisoire de l’ESPC 2025 

Date limite d’affiliation régionale 
Mardi 31 décembre 2024 
Date limite d’inscription et de paiement 
Lundi 21 avril 
Date limite d’inscription à ProjectBoard 
Mercredi 30 avril 
Arrivée 
Samedi 31 mai 
Ouverture, orientation, installation, avant-première publique 
Dimanche 1er juin 
Évaluation des projets (médailles), programme des délégué(e)s 
Lundi 2 juin 
Évaluation des projets (prix spéciaux), programme des délégué(e)s et réunion sociale, expériences de laboratoire, l’ESPC a du talent 
Mardi 3 juin 
Journée de visite 
Mercredi 4 juin 
Visites d’écoles et du public, Expo STIM, cérémonie de remise des prix, célébration après la remise des prix. 
Jeudi 5 juin 
Visites des écoles et du public, Expo STIM, rencontre avec les lauréat(e)s, fête d’adieu 
Vendredi 6 juin 
Départs 
Samedi 7 juin 


Alert
Les détails concernant les lauréats des prix régionaux doivent également être ajoutés au portail de SJC dans les 7 jours suivant l'expo-STIM régionale.

Qui contacter : 

Si votre région a une question concernant la politique de l’expo-STIM ou de l’ESPC:
Veuillez vous référer au portail des politiques de SJC. 
Questions concernant l’éthique ou la sécurité des projets : 
Soumettez le formulaire Demande d’avis ou de décision au Comité national d’éthique et de sécurité. 
Questions concernant l’affiliation, les frais, les paiements, l’inscription à l’ESPC, le programme des prix, les commanditaires et l’Équipe Canada-ISEF : 
Appelez Lori Murray : 866 341-0040, poste 0 
Questions concernant l’ESPC 2025 
Appelez Julia McDevitt : 866 341-0040, poste 4 
Questions concernant les déplacements à l’ESPC 2025 
Appelez Liette Philippe : 866 341-0040, poste 3 
Pour toute autre question, veuillez vous adresser au bureau de Sciences jeunesse Canada : 
Appelez le 866 341-0040 
Courriel : info@youthscience.ca 

Sites Web connexes : 

Site Web de Sciences jeunesse Canada : youthscience.ca/fr/ 
Site Web de l’ESPC : cwsf-espc.ca/fr/ 
monEspaceSTIM : monEspaceSTIM.ca 
Portail de SJC : portal.youthscience.ca 
Site Web de la communauté de réseau régional : network.youthscience.ca 
Centre d’aide de SJC : help.youthscience.ca/portal/fr-ca/ 

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