Aperçu

Chaque année, votre région s’affilie à Sciences jeunesse Canada (SJC) dans le portail de SJC. L’affiliation confirme les renseignements sur votre région et sur son comité, nous informe au sujet de votre expo-STIM régionale et établit le nombre de finalistes et de déléguées et délégués que vous prévoyez envoyer à l’Expo-sciences pancanadienne (ESPC). C’est aussi à cette occasion que vous signez l’Entente d’affiliation régionale.

La date limite de l’affiliation 2027 est le jeudi 31 décembre 2026 à 23 h 59 (heure du Pacifique). Les frais et les modalités de paiement figurent dans l’article Renseignements sur l’affiliation régionale 2027.

Si vous avez utilisé le portail précédent, l’article Nouveautés du portail de SJC 3.0 explique ce qui a changé.

Avant de commencer

Ayez les renseignements suivants sous la main :

• le site Web de votre région et une courte description de votre région, en français ou en anglais (ou les deux);
• l’adresse postale de votre région;
• le nom et l’adresse courriel des membres de votre comité;
• les dates, le format (en personne, virtuel ou hybride), les niveaux scolaires et le lieu de votre expo;
• le nombre de finalistes et de déléguées et délégués que vous prévoyez envoyer à l’ESPC;
• votre choix entre l’assurance de SJC et votre propre police d’assurance.

Vous n’avez pas à tout faire en une seule fois. Votre travail est enregistré chaque fois que vous passez à une autre étape, et le portail s’ouvre à la première étape non terminée.

Accéder à l’affiliation

1. Connectez-vous à portal.youthscience.ca.
2. Dans la barre latérale, sous le nom de votre région, cliquez sur Affiliation.
3. La page Affiliation 2027 s’affiche avec l’état de votre région. Suivez les étapes dans l’ordre à l’aide du bouton Suivant, ou cliquez sur une étape de la liste pour y accéder directement.

Chaque étape indique son état, par exemple Terminée ou À compléter. S’il manque quelque chose à une étape, l’élément manquant est indiqué sous Encore requis à cette étape.

Remarque : Seuls les membres du comité ayant l’accès Administrateur peuvent effectuer l’affiliation. Si un message indique que vous avez un accès en lecture seule, demandez à votre coordonnatrice ou coordonnateur régional d’apporter les modifications ou de vous accorder l’accès Administrateur.

Les étapes

1. Profil de la région

Confirmez et mettez à jour les renseignements sur votre région. SJC gère le nom de votre expo, sa province et sa tranche de population. Si l’un de ces renseignements est erroné, soumettez une demande de soutien.

Pour terminer cette étape, vous devez indiquer votre type de communauté, les langues de votre expo, votre site Web et votre description (dans au moins une langue), ainsi que votre adresse postale.

2. Comité

Votre comité est repris de l’an dernier. Révisez-le et mettez à jour les renseignements des personnes qui ont changé. Chaque modification est enregistrée dès que vous l’effectuez.

Votre comité doit compter une personne pour chacun des rôles suivants. Une même personne peut en occuper plus d’un :

• Coordonnatrice ou coordonnateur régional (la personne-ressource principale de votre région, qui reçoit les communications de SJC);
• Contact secondaire, que nous joignons si nous ne pouvons pas joindre la coordonnatrice ou le coordonnateur;
• Juge en chef, qui pourrait être joint par la ou le juge en chef de l’ESPC au sujet d’un projet;
• Éthique et sécurité, la personne-ressource du comité d’éthique de votre région;
• Médias, la personne à qui SJC transmet les demandes des médias.

Chaque membre peut avoir l’accès Administrateur, Membre (consultation seulement) ou Aucun accès. Lorsque vous accordez l’accès Administrateur ou Membre à une nouvelle personne, celle-ci reçoit une invitation par courriel à créer un compte dans le portail.

3. Détails de l’expo

Répondez d’abord à la question Organisez-vous une expo-STIM régionale cette année ?

• Si vous choisissez Aucune expo cette année, votre région peut tout de même s’affilier, mais elle n’enverra pas de participantes et participants à l’ESPC. Plusieurs des étapes suivantes n’auront alors rien à remplir.
• Si vous choisissez Oui, nous organisons une expo, entrez les dates de début et de fin de votre expo, le type d’événement ainsi que le niveau scolaire le plus bas et le plus élevé. Pour les expos en personne et hybrides, entrez aussi la ville et la province du lieu et placez l’Épingle sur la carte. Les dates de votre expo doivent précéder l’ESPC.

Si votre région tient plus d’une expo, cliquez sur Ajouter une autre expo. Une fois votre région affiliée, les détails de votre expo s’affichent dans le Localisateur des expo-sciences régionales du site Web de SJC.

4. Participation à l’ESPC

La carte Allocation ESPC indique le nombre maximum de finalistes que votre région peut envoyer et le nombre minimum de déléguées et délégués requis. Entrez vos Finalistes prévus et vos Délégués prévus.

Vérifiez ces chiffres attentivement. Comptez les finalistes (les élèves), et non les projets. Votre première facture comprend un dépôt pour chaque participante et participant prévu, et le nombre d’invitations à l’ESPC que vous pourrez envoyer plus tard dépend de ces chiffres. Consultez l’article Contingents de finalistes et de déléguées et délégués à l’ESPC pour savoir comment les contingents sont établis.

5. Prix régionaux

Pour chaque prix régional de SJC, répondez à la question Votre région offrira-t-elle ce prix ? ainsi qu’aux autres questions du commanditaire, s’il y a lieu. Lisez attentivement les critères de chaque prix afin qu’il soit remis à une ou un élève et à un projet admissibles. Si vous offrez un prix, vous indiquerez la lauréate ou le lauréat à la page Expo régionale dans les 7 jours suivant votre expo.

6. Assurance

Choisissez Assuré sous la police de SJC ou Nous avons notre propre police d’assurance. Les expos virtuelles et les régions qui ne tiennent pas d’expo n’ont pas de déclaration d’assurance à faire.

Si vous avez votre propre police, vous pouvez téléverser votre certificat d’assurance maintenant ou plus tard. Il n’est pas nécessaire pour soumettre votre affiliation. Consultez l’article Assurance pour les expo-STIM régionales pour connaître les exigences de couverture.

7. Autre

Répondez aux questions que SJC pose aux régions cette année, s’il y a lieu. S’il n’y en a aucune, cette étape l’indique.

8. Entente d’affiliation

Lisez l’Entente d’affiliation régionale, cochez la case pour l’accepter, puis confirmez votre nom et votre titre. Votre acceptation est enregistrée au moment où vous soumettez votre affiliation.

9. Révision et soumission

L’étape Révision résume chaque section et comporte un lien Modifier pour y revenir et la modifier. Tout ce qui manque encore est énuméré avec un lien vers l’étape concernée.

Lorsque toutes les étapes sont terminées, cliquez sur Soumettre l’affiliation, puis sur Oui, la soumettre pour confirmer.

Remarque : Votre affiliation n’est pas soumise tant que vous n’avez pas cliqué sur Soumettre l’affiliation et confirmé votre choix. Il ne suffit pas de terminer toutes les étapes.

Après la soumission

Votre région est affiliée dès que vous soumettez l’affiliation. La page affiche alors la section Et maintenant ?, qui indique notamment ce qui reste à fournir, comme un certificat d’assurance.

Ce que vous pouvez encore modifier vous-même : le profil de votre région, votre comité, les détails de votre expo et votre certificat d’assurance.

Ce que SJC doit modifier pour vous : la tenue ou non d’une expo, votre participation prévue à l’ESPC, vos prix régionaux et votre choix d’assurance. Pour modifier l’un de ces éléments, soumettez une demande de soutien. Une modification de votre participation prévue peut entraîner une facture rajustée.

Votre première facture sera envoyée par courriel aux administratrices et administrateurs de votre région, et vous pourrez la consulter dans l’onglet Comptabilité du profil de votre région.

Après la date limite

Après le 31 décembre 2026 à 23 h 59 (heure du Pacifique), la page d’affiliation passe en consultation seulement. Une région qui n’a pas soumis son affiliation à ce moment n’est pas affiliée. Si vous avez besoin de plus de temps, communiquez avec nous avant la date limite.

Besoin d’aide supplémentaire ?

Cliquez sur le bouton Aide de n’importe quelle page du portail pour consulter les articles qui portent sur cette page ou pour joindre le soutien directement à partir de l’endroit où vous êtes. Vous pouvez aussi soumettre une demande de soutien par l’intermédiaire du Centre d’aide.

Articles connexes :

• Renseignements sur l’affiliation régionale 2027
• Nouveautés du portail de SJC 3.0 pour les expo-STIM régionales
• Affiliation - FAQ
• Assurance pour les expo-STIM régionales