Présentation

Après avoir créé votre expo-STIM régionale dans le portail de SJC, vous devrez configurer plusieurs paramètres essentiels pour garantir le bon déroulement de votre expo. Cet article vous guide dans la configuration de trois éléments essentiels : les dates, les catégories et les défis.

Configuration des dates de l’expo

Une configuration correcte des dates garantit le bon fonctionnement des périodes d'inscription, des calendriers d'évaluation et de l'accès au ProjectBoard.

Accéder aux paramètres de date

1. Accédez à Assets dans la barre latérale gauche.
2. Sélectionnez Events Manager.
3. Recherchez votre événement actuel et cliquez sur l'icône en forme de crayon (modifier)

Paramètres de date clés à configurer

Dans la section Dates, vous devrez définir :

• Date de début/fin de l’expo : les dates réelles auxquelles l’expo aura lieu
• Date de début/fin des inscriptions des élèves : période pendant laquelle les élèves peuvent s'inscrire à l’expo
• Généralement ouverte 4 à 8 semaines avant l’expo
• Fermée 1 à 2 semaines avant l’expo pour permettre l'examen des inscriptions
• Date de début/fin des inscriptions des juges : date à laquelle les juges peuvent s'inscrire
• Peut correspondre à la date d'inscription des étudiants ou être différente
• Envisagez de fermer les inscriptions un peu plus tard que pour les étudiants
• Date de la réunion d'orientation des juges : date à laquelle la formation ou la réunion d'orientation des juges aura lieu (le cas échéant)
• Date(s) de jugement : date(s) spécifique(s) à laquelle/auxquelles le jugement aura lieu
• Si votre expo s'étend sur plusieurs jours, sélectionnez tous les jours où le jugement aura lieu
• Date de verrouillage du ProjectBoard des projets : date à laquelle les projets des étudiants seront verrouillés pour examen
• Généralement, une semaine avant l'évaluation afin de laisser le temps nécessaire à l'examen des questions de sécurité et d'éthique.
• Date de déverrouillage du ProjectBoard : date à laquelle les projets seront déverrouillés après l’expo.
• 
  
• Généralement fixée au lendemain de la fin de l’expo.

N'oubliez pas de cliquer sur Mettre à jour l'événement après avoir apporté des modifications afin d'enregistrer vos paramètres.

Configuration des catégories de notes

Les catégories de notes sont obligatoires et permettent d'organiser les élèves par niveau d'éducation à des fins d'évaluation.

Accéder aux paramètres des catégories

1. Cliquez sur le nom de votre expo dans la barre latérale (le nom que vous avez défini comme « Nom du menu de la barre latérale du portail »).
2. Sélectionnez Catégories.

Créer des catégories de notes

Le portail de SJC comprend les catégories par défaut de l’Expo-sciences pancanadienne, mais vous pouvez les modifier ou créer vos propres catégories :

1. Pour modifier une catégorie existante, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de celle-ci.
2. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur Créer une catégorie de notes.

Pour chaque catégorie, vous devrez préciser :

• Nom : le nom de la catégorie (par exemple, « Junior », « Intermédiaire », « Senior »)
• Fourchette de niveaux scolaires : les niveaux scolaires inclus dans cette catégorie
• Ordre de tri : détermine l'ordre d'affichage dans les listes et les rapports

Catégories de niveaux scolaires recommandées

La plupart des expos régionales utilisent des catégories similaires à celles de l’Expo-sciences pancanadienne :

• Junior : 7e et 8e années
• Intermédiaire : 9e et 10e années
• Senior : 11e et 12e années

Si votre expo inclut des élèves plus jeunes, vous pouvez ajouter :

• Élémentaire : 4e à 6e années
• Primaire : Maternelle à 3e année

Cliquez sur Créer une catégorie de niveau scolaire ou Mettre à jour une catégorie de niveau scolaire pour enregistrer vos modifications.

Configuration des défis (catégories scientifiques)

Les défis sont des regroupements scientifiques qui permettent d'organiser les projets par domaine et de s'assurer que les juges possèdent l'expertise appropriée.

Accéder aux paramètres des défis

1. Cliquez sur le nom de l’expo dans la barre latérale.
2. Sélectionnez Défis.

Créer des défis

Si vous partez de zéro ou modifiez des défis existants :

1. Pour créer un nouveau défi, cliquez sur Créer un défi.
2. Pour modifier un défi existant, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de celui-ci.

Pour chaque défi, vous devrez fournir :

• Nom du défi (anglais) : le nom du défi en anglais
• Nom du défi (français) : le nom du défi en français (peut correspondre à l'anglais si vous n'utilisez pas le français)
• Slug du défi : une version abrégée du nom (sans espaces)
• Description : une brève explication du défi (facultatif)
• Identifiant : un code court pour les rapports (facultatif)

Options du défi

Vous pouvez configurer les défis de différentes manières en fonction de la taille et des besoins de votre expo :

• Alignement ESPC : utilisez les mêmes défis que ceux de l'Expo-sciences pancanadienne (environnement, santé, innovation, ressources, information)
• Disciplines scientifiques traditionnelles : utilisez des catégories telles que les sciences de la vie, les sciences physiques, l'ingénierie, etc.
• Approche simplifiée : pour les expos plus petites, vous pouvez utiliser seulement 2 ou 3 grandes catégories
• Défi unique : pour les très petits salons, vous pouvez créer un seul défi portant le nom de l’expo

Remarque importante : vous devez créer au moins un défi pour que le portail de SJC fonctionne correctement. Si vous n'utilisez pas de catégorisation scientifique, créez un défi unique portant le nom de l’expo.

Cliquez sur Créer un défi ou Mettre à jour un défi pour enregistrer vos modifications.

Conseils de configuration supplémentaires

Conseils de configuration des dates

• Temps tampon : prévoyez un temps tampon entre la clôture des inscriptions et l’expo pour examiner les projets
• Cohérence : essayez de conserver des dates similaires d'une année à l'autre pour faciliter la planification.
• Communication : communiquez clairement toutes les dates aux écoles, aux élèves et aux juges.

Meilleures pratiques en matière de catégories

• Équilibre : essayez de créer des catégories avec un nombre d'élèves à peu près égal.
• Avancement : si vous envoyez des finalistes, réfléchissez à la manière dont vos catégories s'alignent sur celles de la ESPC.
• Complexité : ne créez pas trop de catégories pour un petit salon.

Recommandations relatives aux défis

• Expertise des juges : tenez compte de votre pool de juges lorsque vous créez des défis.
• Répartition des projets : visez un nombre relativement équilibré de projets par défi.
• Dénomination : utilisez des noms clairs et descriptifs que les élèves comprendront.

Vérification et test

Après avoir configuré ces paramètres essentiels :

1. Vérifiez tous les paramètres : vérifiez l'exactitude des dates, des catégories et des défis.
2. Testez l'inscription : essayez d'inscrire un élève test pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
3. Validation : assurez-vous que les catégories et les défis apparaissent correctement sur les formulaires d'inscription.

Si vous apportez des modifications après le début des inscriptions, sachez que cela peut affecter les inscriptions existantes et envisagez de communiquer les changements aux participantes et participants.

Étapes suivantes

Après avoir configuré ces paramètres essentiels, vous pouvez passer à :

• La création de questions d'enquête personnalisées pour les participantes et participants
• La configuration des liens d'inscription pour les élèves et les juges
• La configuration des calendriers et des équipes de jugement

Pour plus d'informations sur ces sujets, veuillez vous reporter aux articles correspondants dans le Centre d'aide.