Présentation

Le portail de SJC vous permet de créer des sondages personnalisés afin de recueillir des informations supplémentaires auprès des élèves et des juges, en plus des champs d'inscription standard. Cette fonctionnalité est utile pour recueillir des informations sur les restrictions alimentaires, les tailles de t-shirts, les besoins en matière d'hébergement, les préférences en matière d'ateliers ou toute autre information spécifique à votre expo régionale.

Accéder au gestionnaire de sondages

Pour créer ou modifier des sondages dans le portail de SJC :

1. Cliquez sur le nom de votre expo dans la barre latérale gauche.
2. Sélectionnez Sondages.
3. Vous verrez une liste de tous les sondages existants pour votre événement

Types de sondages

Vous pouvez créer deux types de sondages :

• Sondages auprès des élèves : informations recueillies auprès des participantes et participants
• Sondages auprès des juges : informations recueillies auprès des juges

Chaque sondage peut contenir plusieurs questions de différents types, ce qui vous permet de recueillir précisément les informations dont vous avez besoin.

Création d'un nouveau sondage

Étape 1 : Créer le conteneur du sondage

1. Cliquez sur Créer un sondage
2. Remplissez les champs suivants :
• Nom du sondage (anglais) : un nom descriptif tel que « Informations supplémentaires » ou « Besoins alimentaires et d'hébergement »
• Nom du sondage (français) : l'équivalent français si votre expo est bilingue (peut correspondre à l'anglais si vous n'utilisez pas le français)
• Actif : définissez sur « Oui » pour que le sondage apparaisse dans les formulaires d'inscription
• Type de sondage : sélectionnez « Finaliste » pour les sondages auprès des élèves ou « Juge » pour les sondages auprès des juges
• Événement : sélectionnez votre événement actuel dans le menu déroulant
3. Cliquez sur Créer un sondage

Étape 2 : Ajoutez des questions à votre sondage

Après avoir créé le conteneur de sondage, vous devrez ajouter des questions :

1. Recherchez votre sondage nouvellement créé dans la liste et cliquez sur l'icône en forme d'œil (afficher)
2. Cliquez sur Créer une question
3. Configurez les détails de votre question :
• Type de question : choisissez parmi les options suivantes : choix multiple, réponses multiples, texte libre, oui/non ou téléchargement de document/image
• Question (anglais) : saisissez le texte de votre question
• Question (français) : saisissez la traduction française, le cas échéant
• Obligatoire : définissez sur « Oui » si les participantes et participants doivent répondre à cette question
• Ordre de tri : détermine l'ordre dans lequel les questions apparaissent dans le sondage (les numéros les plus bas apparaissent en premier)
4. Pour les questions à choix multiples ou à réponses multiples, ajoutez des options de réponse :
• Valeur des données : identifiant d'un seul mot pour la base de données (non visible par les utilisateurs)
• 
  
• Valeur utilisateur (anglais) : choix de réponse visible par les participantes et participants
• 
  
• Valeur utilisateur (français) : traduction française, le cas échéant
• Cliquez sur l'icône plus pour ajouter d'autres options
5. Cliquez sur Créer une question pour enregistrer
6. Répétez ce processus pour ajouter d'autres questions à votre sondage

Types de questions et leurs utilisations

Le portail de SJC propose plusieurs types de questions parmi lesquels choisir :

Choix multiple (sélection unique avec boutons radio)

• Idéal pour : les questions où une seule option peut être sélectionnée
• Exemples : taille de t-shirt, préférence alimentaire, jour de l’évaluation des projets
• Configuration : ajoutez tous les choix possibles comme options de réponse

Réponses multiples (cases à cocher)

• Idéal pour : les questions où plusieurs sélections sont autorisées
• Exemples : allergies alimentaires, préférences en matière d'ateliers, disponibilités pour le bénévolat
• Configuration : ajoutez toutes les réponses possibles comme options de réponse

Texte libre

• Idéal pour : recueillir des réponses libres
• Exemples : aménagements spéciaux, commentaires supplémentaires, informations biographiques
• Configuration : aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire

Oui/Non

• Idéal pour : questions binaires simples
• Exemples : autorisation d'utiliser des photos, intérêt pour le bénévolat, participation à des événements
• Configuration : aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire

Téléchargement de documents ou d'images

• Idéal pour : recueillir des fichiers auprès des participantes et participants
• Exemples : formulaires d'autorisation, résumés de projets, photos de profil
• Configuration : aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire, mais pensez à préciser le type de fichier et la taille attendue dans le texte de la question

Modification des sondages et des questions existants

Vous pouvez modifier les sondages et les questions à tout moment :

Pour modifier un sondage :

1. Recherchez le sondage dans la liste et cliquez sur l'icône en forme de crayon (modifier)
2. Apportez vos modifications
3. Cliquez sur Mettre à jour le sondage

Pour modifier une question :

1. Affichez le sondage en cliquant sur l'icône en forme d'œil.
2. Recherchez la question et cliquez sur l'icône en forme de crayon (modifier).
3. Apportez vos modifications.
4. Cliquez sur Mettre à jour la question.

Pour supprimer une question :

1. Affichez le sondage en cliquant sur l'icône en forme d'œil.
2. Recherchez la question et cliquez sur l'icône en forme de corbeille (supprimer).
3. Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité.

Exemples de questions courantes dans les sondages

Voici quelques questions utiles que vous pourriez inclure :

Pour les élèves :

• Restrictions ou préférences alimentaires
• Taille du t-shirt pour les produits dérivés de l’expo
• Besoins en matière de transport
• Coordonnées des parents/tuteurs
• Autorisation de diffusion dans les médias
• Aménagements spéciaux requis
• Comment ils ont entendu parler de l’expo

Pour les juges :

• Restrictions ou préférences alimentaires
• Taille du t-shirt
• Expérience antérieure en tant que juge
• Domaines d'expertise
• Préférences en matière d'horaires
• Conflits d'intérêts avec les écoles ou les élèves
• Intérêt pour d'autres rôles bénévoles

Affichage et exportation des réponses au sondage

Une fois que les participants ont répondu à vos sondages, vous pouvez afficher et exporter leurs réponses :

1. Accédez à Ressources dans la barre latérale.
2. Sélectionnez Utilisateurs.
3. Utilisez le filtre pour sélectionner votre événement et le type d'utilisateur (participantes et participants à l’expo régionale ou juges).
4. Sélectionnez les utilisateurs dont vous souhaitez exporter les informations.
5. Dans le menu déroulant Choisissez une option, sélectionnez Exporter les utilisateurs.
6. Cochez la case « Réponses au sondage ».
7. Si vous avez inclus des téléchargements de documents, cochez également « Documents du sondage ».
8. Cliquez sur la flèche bleue d'action.

Le système générera une feuille de calcul Excel contenant toutes les réponses et un fichier zip contenant tous les documents téléchargés.

Meilleures pratiques pour les sondages

• Soyez concis : ne demandez que les informations dont vous avez réellement besoin.
• Donnez des instructions claires : rendez les questions faciles à comprendre.
• Suivez un ordre logique : regroupez les questions connexes.
• Options par défaut : pour les questions à choix multiples, réfléchissez à l'option qui devrait être sélectionnée par défaut.
• Obligatoire ou facultatif : ne rendez les questions obligatoires que si les informations sont essentielles.
• Test : créez un enregistrement test pour vérifier que vos questions s'affichent et fonctionnent correctement.
• Confidentialité : ne collectez que les informations personnelles nécessaires à l’expo.

Dépannage

• L'enquête ne s'affiche pas : assurez-vous que l'enquête est définie sur « Active ».
• La question n'est pas visible : vérifiez le paramètre de type d'utilisateur (élèves ou juge).
• Problèmes de réponse : vérifiez que le type de question est adapté aux informations que vous collectez
• Plusieurs sondages : si vous avez plusieurs sondages, vérifiez l'ordre de tri pour vous assurer qu'ils apparaissent dans la séquence souhaitée

Si vous rencontrez des problèmes avec les sondages que vous ne parvenez pas à résoudre, contactez Sciences jeunesse Canada à l'adresse support@youthscience.ca pour obtenir de l'aide.